仕事で英文メールを書く機会があるという人は増えているだろう。日本語ならさらさらっと書けるのに、英語だとどう表現したら良いのか調べている内に、あっという間に10分〜20分たってしまったという経験は誰にでもあるに違いない。私は現在アメリカに住み、8年以上アメリカの現地企業で仕事をしている。私の経験上、アメリカ人のメールであってもその殆どは鉄板表現から成り立っている。なので、ビジネス英語の鉄板表現さえある程度抑えておけば、英文メールの作成時間を大幅に短縮できる。この「鉄板の英文メール表現」では、私が同僚のアメリカ人のメールからパクった、鉄板表現を用途ごとに紹介し、読者の英文メールを書く時間の大幅な削減をお手伝いしたい。
「ファイルを送ります」
仕事のメールのやり取りで、添付ファイルを相手に送るというのはよくあることだ。そういうメールの場合は、回りくどい前口上はすっとばして、「こういうファイルを送ります」と書き出すことが殆どなので、場合によってはメールを10秒程度で書き上げることができる。よく使われる鉄板表現を２つ紹介するので、是非活用頂きたい。
Please find attached 〜 （添付の〜をご査収ください）
Please find attached the updated target file.
添付の更新済みのターゲットファイルをご覧ください。
この「Please find attached 〜」は添付ファイルを送付する際に最も使用されている表現だ。「I am attaching a file to this e-mail」というような表現が紹介されているのをたまに見かけるが、私のインボックスを検索したところ、この表現は少なくとも私は一度も受信したことはない。添付ファイルを送付する時は、何のファイルを送っているかを相手に説明する場合が殆どなので、ファイルを送る旨とその内容を一文で送れる便利な表現だ。
添付ファイルだけでなく、リンクを送ったり、スケジュールを送ったり、スクリーンショットを貼り付けたりする時にも「Please find」というのはよく使われる鉄板表現なので、是非覚えて頂きたい。以下、いくつか例文を紹介しておくので参考にされたし。
- Please find a link to the CY22 revenue plan
22年度の売上のプランのリンクを下記の通り送付しますので、ご査収お願いします。 - Please find below an updated timeline for Go Live dates
システムの稼働開始日のスケジュールを以下の通り更新しましたので、内容の確認をお願い致します。 - Please find the preliminary Q4 results below
第4四半期の売上の暫定値を以下の通り送付します。
Attached you will find 〜 （〜のファイルを添付の通り送付致します）
Attached you will find the analysis with the latest data.
最新のデータに基づいた分析を、添付の通り送付致します。
細かいバリエーションはあるが、「Attached you will find 〜」もよく使われる表現だ。この表現もファイルの内容の説明までできるので、書く側にも読む側にも優しい表現だ。
一度に沢山のファイルを送る場合には、下記のように変えて送れば良い。
The attached you will find the following documents:
– Must win deals status in this quarter
– The latest revenue forecast
以下のファイルを添付の通り送付致します。
– 今四半期の必注案件リスト
– 最新の売上のフォーキャスト
まとめ
添付ファイルをメールで送る際によく使われる以下の２つの表現を紹介させて頂いた。
- Please find attached 〜 （添付の〜をご査収ください）
- Attached you will find 〜 （〜のファイルを添付の通り送付致します）
なお、例文の殆どは私が実際にアメリカ人から受信したメールからの抜粋だ。私はIT企業のファイナンスやセールスオペレーションでの経験が長いので、同じ職種の方は、ほぼ丸パクリできるケースもあると思うので、お役に立てれば幸いである。
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